Excel-sheets nu definitief verleden tijd bij HC

Je kunt er van alles mee. Dat valt niet te ontkennen. Als je een kenner bent van dit programma van MS Office, dan valt er genoeg te leren en is Excel een buitengewoon bruikbaar programma. Voor een kleine ondernemer is het geen enkel probleem. Die kan voorlopig nog jaren door met het betreffende programma. Voor een wat groter bedrijf ligt dat natuurlijk anders. Het grootste casino van Nederland en aanbieder van duizenden speelautomaten en speeltafels waarop onder meer roulette, poker en blackjack kan worden gespeeld, kan hier natuurlijk niet meer mee verder. Toch werd er de afgelopen jaren veelvuldig gebruikgemaakt van Excel als het ging om het opslaan van gegevens. Er komt een tijd dat Excel niet meer toereikend is. En dat moment is voor HC nu gekomen.

Programma Facilitor

In januari viel het besluit. Alle casino’s van HC zouden voor mei 2016 het nieuwe informatiesysteem, genaamd Facilitor, geïmplementeerd moeten hebben. Aldus geschiedde. Tenminste, dat lijkt het geval. Het kon ook niet anders. Om zo’n enorme onderneming draaiende te houden zal je kennis moeten hebben van alle zaken die van invloed zijn op je bedrijfsvoering. Enkele voorbeelden zijn: hoeveel speelautomaten hebben we, wat wordt er in totaal uitgegeven aan die speelautomaten en wat zijn dus de uitgaven per klant. Zo kunnen we er nog wel een aantal opnoemen. Maar tot mei van dit jaar stond dit heel zwart-wit gezegd allemaal vermeld in Excel-sheets. Alleen al vanwege de beperkte zoekmogelijkheden in dit programma kun je je haast niet voorstellen dat men zo lang hiermee heeft gewerkt.

Twee belangrijke zaken

De invoering van een nieuw systeem is vaak grootschaliger dan het aanvankelijk lijkt. Alle radertjes die er lopen binnen een onderneming lijken ineens verbonden te zijn met het betreffende informatiesysteem. Alles gaat dan op de schop, en alles moet opnieuw worden geïnstalleerd of aangepast. Het is doorgaans een proces van jewelste. Dat zal in het geval van HC absoluut niet anders zijn geweest. Voor HC was dit in eerste instantie de grote bottleneck. Hoe gaan we het nieuwe systeem implementeren en hoe gaan we ervoor zorgen dat dat zonder problemen verloopt?

Het volgende belangrijke punt was hoe het personeel het ervoer gedurende de demoperiode. Cora Marchal, adviseur Facilities, licht het toe: “Zo’n demo-omgeving is wel prettig. Op deze wijze kan het personeel kijken of het systeem functioneel en gebruiksvriendelijk is. We hebben hiervoor drie verschillende cases in het leven geroepen en gekeken of het systeem gewoon doet wat wij willen en wat goed is. Het is juist goed met zo’n systeem te werken op het moment dat er niemand van de leverancier naast je zit om even te vertellen hoe het moet.”

Geheugen en geweten

De verantwoordelijken bij HC zijn er inderdaad achter dat Facilitor van enorm belang is bij de bedrijfsvoering van een grote onderneming. Marchal gaat verder: “Als je alle relevante gegevens kunt opslaan, verwerken en deze goed opvraagbaar zijn, dan zit eigenlijk het hele geweten en geheugen van de onderneming in die database. En dat is natuurlijk van onschatbare waarde voor HC.”